当社では、法律や統計などデジタルHR関連した
専門知識を有するメンバーで構成されるデジタルHR委員会が
運用監査を行う体制を構築し、
三原則を遵守した適切な活用を促します。
当社では、「デジタルHR委員会」を発足し、人材マネジメントに関わる立場の組織/従業員に対して
三原則の遵守を監督しています。また、 「デジタルHR相談窓口」を設置し、
適宜取り組みに対する相談を受け付け、改善に努めます。
より正しく三原則を遵守することを目的に、詳細な判断基準を設定します。
設定した基準に基づき、取り組みが三原則を遵守しているかを判断してまいります。
個人/企業相互に利益となる
利用目的か？
当社は個人の成長や、それを促す人事施策の開発・改善を目的とした分析を徹底しています。従って、個人の成長に無関係なプロファイリング（ハラスメントリスク分析や差別を助長する分類等）は実施しません。加えて、分析対象者本人への共有が可能な範囲に限定し、入社予定者や従業員に加えて、採用に至らなかった応募者に対しても分析結果の共有に努めています。また、利用の際に予め利用目的の範囲を確認し、範囲を超えた利用を行う場合は、本人の同意を得た上で活用しています。
適切な考察が可能な
正確性・公平性のあるデータか？
当社はデータの正確性を担保するため、採用時から個人に一意のIDを付与し、システム連携済みの統合データベース中心での管理を実施しています。加えて、データの公平性を担保するため、データ自体や、母集団に関する「偏り」の有無を確認しています。もし何らかの偏りが想定され、公平性に問題が生じる場合には、必要に応じて、データの偏りの影響を弱める分析手法を選択したり、偏りが存在することを理解した上で適切な範囲に限った利活用を行っています。
目的に則した、
適切な分析を実施しているか？
当社は利用するデータや目的に則して、数ある分析手法の中から最適なものを選択することで、誤った分析結果を提供することや分析結果の再現性が損なわれることの防止に努めています。特に過去データから構築した統計モデルの活用に関しては、古いモデルを継続活用すると、分析結果の精度の低下が予想されるため、最低でも一年間に一度の再学習・更新を実施し、精度の維持・向上を図っています。分析手法を適切に選択するため、統計学やAIに関する専門知識や資格を有する社内人材、外部研究者のアドバイスを仰いでいます。
個人情報の利用目的を明示して、
データ提供者の理解を得ているか？
データを取得・利用する目的を特定し、あらかじめデータ提供者に対して、可能な限り具体的に目的を明示するように努めています。具体的には、取得データやその利用目的を詳細にまとめたガイドラインおよびプライバシーポリシーを開示し、同意を得る際に目に留まりやすい場所への利用目的の明示を進めることで、正確な理解を促すための改善を続けています。また、更なる理解を促すために、定期的に内容の具体化、明瞭化を目的としたアップデートを図っています。
分析内容をデータ提供者や
意思決定者に説明できるか？
当社はデータ分析に関する方針をガイドラインにまとめて公表し、関係者への積極的な説明に努めています。研究論文や個人のプロファイリングの内容は、原則として分析対象者本人に共有して差し支えがない範囲に限定します。そして、入社予定者や従業員は勿論、採用に至らなかった応募者に対しても、分析結果を共有するなど、積極的な情報開示を行っています。
意思決定をデータ分析だけに頼らず、
「人」が判断を行っているか？
当社は求人、配置、教育、登用の意思決定の際にデータを活用していますが、データのみによって機械的に判断するのではなく、最終的な意思決定は必ず「人」が行うことを徹底しています（「ケンタウロスモデル」） 。具体的には、加工・処理したデータを集約したアセスメントシートをレポート形式で出力し、人事判断を行う意思決定者に引き渡します。アセスメントシート以外の定性情報も踏まえて最終的な判断を行い、適切な担当者から意思決定内容の通知しています。
データや分析結果の漏洩リスクへの
安全対策が実施されているか？
当社がデータ分析を実施する際は、当社情報セキュリティ事務局など関係者の指導のもと、分析結果の漏洩・滅失によるリスクを考慮し、リスクに応じた安全管理措置を実施しています。具体的には事前に策定されている年間スケジュールに沿って、個人情報の棚卸しや個人情報を取り扱う業務工程の可視化、リスク評価などの実施を進めています。
健康状態などの要配慮情報を
扱っていないか？
当社は本人の人種、信条、社会的身分、健康状態等の「要配慮情報」をデータ分析には利用しません※。また、個人のプロファイリングの過程で、要配慮情報に該当する情報をはじめ、周囲に知られたくない情報が取得されないように分析前にプロファイリング内容の精査を実施しています。また、保有個人情報の開示、訂正、利用停止、苦情等に関しては、個人情報相談窓口やデジタルHR相談窓口を整備し、必要に応じて適切な対応を行っています。
※人事管理上、止むを得ず必要な情報だけは本人の同意のもと取得します。
